Το ψηφιακό δελτίο αποστολής είναι ένα από τα πιο πρόσφατα και σημαντικά εργαλεία που εισήχθησαν στην Ελλάδα στο πλαίσιο της ψηφιοποίησης των εμπορικών και επιχειρηματικών διαδικασιών. Το δελτίο αποστολής, το οποίο παραδοσιακά εκδίδεται χειρόγραφα και συνοδεύει τα προϊόντα που αποστέλλονται στους πελάτες, έχει πλέον αντικατασταθεί από την ψηφιακή του μορφή, καθιστώντας τη διαδικασία πιο γρήγορη, ασφαλή και αποτελεσματική.
Τι είναι το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής;
Το ψηφιακό δελτίο αποστολής είναι το ηλεκτρονικό αντίστοιχο του παραδοσιακού δελτίου αποστολής που εκδίδεται σε μια εμπορική συναλλαγή για να καταγράψει τη μεταφορά αγαθών από έναν προμηθευτή ή έμπορο στον πελάτη του. Αντί για την παραδοσιακή χειρόγραφη μορφή, το ψηφιακό δελτίο αποστολής δημιουργείται, αποθηκεύεται και κοινοποιείται ηλεκτρονικά, είτε σε μορφή PDF είτε μέσω ενός συστήματος ERP (Enterprise Resource Planning).
Αυτό το ηλεκτρονικό έγγραφο παρέχει όλες τις αναγκαίες πληροφορίες για την αποστολή, όπως:
-
Στοιχεία του προμηθευτή και του πελάτη
-
Περιγραφή των προϊόντων που αποστέλλονται
-
Ποσότητες
-
Ημερομηνία αποστολής
-
Αριθμός δελτίου αποστολής
-
Στοιχεία μεταφορέα ή εταιρείας courier
-
Στοιχεία πληρωμής (αν απαιτείται)
Το ψηφιακό δελτίο αποστολής αποστέλλεται στον παραλήπτη και αποθηκεύεται στο σύστημα της επιχείρησης για μελλοντική αναφορά και έλεγχο.
Η Ψηφιακή Υιοθέτηση και Ηλεκτρονικά Συστήματα
Η υιοθέτηση του ψηφιακού δελτίου αποστολής στην Ελλάδα εντάσσεται σε μια γενικότερη τάση ψηφιοποίησης που αφορά τον εμπορικό τομέα. Ένα σημαντικό εργαλείο για την εφαρμογή του ψηφιακού δελτίου αποστολής είναι το myDATA (Μητρώο Ψηφιακών Συναλλαγών), το οποίο απαιτεί από τις επιχειρήσεις να καταχωρούν όλες τις εμπορικές συναλλαγές τους (εκδόσεις τιμολογίων, δελτίων αποστολής κ.λπ.) σε ψηφιακή μορφή στην πλατφόρμα της ΑΑΔΕ (Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων).
Αυτό το σύστημα διασφαλίζει τη συμμόρφωση με τη φορολογική νομοθεσία και προσφέρει έναν πιο οργανωμένο και αυτοματοποιημένο τρόπο για τις επιχειρήσεις να διαχειρίζονται τις εμπορικές τους συναλλαγές.